[ 경영공학 : 인사 관리 : HRD & HRM ] 인사팀 업무에 많이 사용되는 워드 - 엑셀 기능/함수 정리

 

 

 

[ 인사 관리 : HRD & HRM ]  인사팀 업무에 많이 사용되는

 워드 - 엑셀 기능/함수 정리

 

 

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저도 막 엑셀과 워드를 현란하게 다루는게 아니다보니, 구글망령 마냥 돌아다니다가,

인사팀에서 자주 쓰는 기능들을 정리해놓은 글을 보고 한번 재정리해봤습니다.

언젠가 실무에서 뛴다면 도움이 되겠죠.

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1. 워드-엑셀 : 오류 없는 양식 관리법 : 메일링(Mailings)

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    - "메일링"이라는 기능은 워드 파일에 양식을 만들어 넣어 놓은 내용을 엑셀에서 끌어와 사용할 수 있는

          워드-엑셀 연결 기능입니다.

 

 

      위 워드파일의 예시는, 고정된 양식으로서 표나 그 외의 문구는 그대로 인쇄가 가능한 형태로 작성하고,

        " { MERGERFIELD } " 라고 표시된 부분은 변수로 적용되는 부분으로서,

       아래의 엑셀파일에서 해당하는 값을 불러와서 보여주는 형태 입니다.

 

 

                  ∴ 이 기능의 장점은?

                         1 ) 고정 양식에 다양한 변수가 반영된 다수의 서류를 만들어야 하는 경우에 오류 없이 적용 가능

                         2 ) 엑셀파일의 변수 내역을 최소의 수정과정으로 워드로 옮기고, 엑셀은 장부처럼 관리 용이.

                         3 ) 다양한 업무에 적용하여 업무 효율 향상. (업무의 효율화)

 

                ∴ 적용 가능 문서.

                         - 재직/경력 증명서

                         - 급여 인상 협의서

                         - 인센티브 지급 협의서

                         - 성과/역량 평가 양식

                         - 상패/상장/근속상

                         

                      등등 동일한 양식에 직원에 따른 내용을 입력하는 것이라면 어떤 것이든 적용 가능합니다.

                       큰기업들에서는 HRIS( HR Information System )을 도입해서, 클라우드개념으로 구축이 가능하지만,

                       적용되지 않은 기업들에서는 직원수가 50명만 넘어가도 모든 내용을 오탈자 없이 작업하기는 어렵습니다.

 

                       MERGERFIELD의 입력 부분에는 날짜 입력 양식, 통화 입력 방식 등의 다양한 표기법도 응용이 가능,.

                      영어로 Mergerfield toggle로 구글 검색을 하면 다양한 자료들을 확인 가능합니다.   

 

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2. 필요한 정보만 추출 : Vlookup 

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             - 인사팀 업무에서 가장 많이 사용되는 엑셀 함수라고 합니다.

 

             - 마스터 파일의 기준값으로 원하는 변수 값을 추출해서 새로 작성하는 파일에 옮기는 기능입니다.

 

 

                데이터셋의 형태에 따라 HlookUP도 동일하게 사용 가능하지만, 

                 HRIS에서 추출되는 대부분의 Master date 혹은 Raw Data가 수직방향으로 정렬되어 있기 때문에

                Vlookup이 많이 사용됩니다.

 

 

                      - Master Data의 일부 정보만 다른 파일로 옮기는 경우

                      - 다양한 파일의 별개의 변수들을 하나의 파일로 작성하는 경우

                      - 다수의 자료를 비교/분석하기 위해 여러 파일들의 변수를 추출하는 경우 등등

 

 

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3. 매번 피벗 테이블을 만드는 것이 어려울 때 : Sumifs, Countifs

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     엑셀에서 테이블을 간편하게 볼 수 있도록 만드는 피벗테이블이라는 기능이 있지만,

        피벗 테이블 사용 시에는 테이블을 구성하는 값이 변경되더라도 즉각 반영이 이루어지지 않고

          새로고침을 해줘야 하는 불편함이 있고,

           테이블의 모양이 계속 어그러진다던지 , 원하는 필드값의 순서가 변경되어 매번 수정을 해줘야 한다는 

              불편함이 있습니다.

 

    × 고정된 표에 일정한 변수값이 계속 적용되고 있는 것을 확인하기 위해서 

            피벗테이블은 수정 작업을 적용해야 하는 반면,

            Sumifs 혹은 Countifs로 구성된 표는 실시간 업데이트 되면서 확인할 수 있습니다.

 

 

 

           피벗테이블의 경우 매번 Raw Data가 변경될 때, 범위를 재설정하고, 새로 테이블 양식 등을 수정해줘야 하는 반면

             Sumifs의 경우 설정된 데이터 영역에 이름/월 표기(지정된 데이터 양식)만 제대로 입력된다면

               시각화 테이블에 바로 값이 업데이트 되고 기존 양식이 그대로 유지되는 장점이 있습니다.

 

                    - 일정 단위기간 일정 항목으로 취합되는 비용등의 데이터 정리

                    - 예산 등 일정한 부서에 대한 항목을 관리하는 내역 / 인력 현황 관리 등